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本のベストセラー

iPhone情報整理術 ~あなたを情報’’強者’’に変える57の活用法!(デジタル仕事術シリーズ) [ビジネス]

著者は2人

掘正岳は理系研究者で、ブログLifehacking.jpの管理人。モレスキンノートの著書もある。iPhoneを手に入れるまではモレスキンノートにすべてを記録(ユビキダス・キャプチャーといっていた)していたが、今はiPhoneで8割が済むそうである。ただしイラストやその場の雰囲気、iPhoneを取り出しにくいとき、取り出す暇がないときのため、モレスキンノートも併用しているそう。

佐々木正悟は心理学のジャーナリストで、アメリカで心理学を学んだあと帰国、ブログ「ライフハックス心理学」の管理人。

iPhoneは手のひらサイズのインターネット・デバイス。システム手帳が不要になるまで使いこなして、「すべてがiPhoneに入っている」人生を手に入れよう。
記憶に頼らず、必要な情報がたちどころに手に入る人生がひらける。それは新しい世界。


★クラウド・オフィス
整理とは書類をどこかに保管することではなく、どうやったら安心してすてられるようにできるかということである。

著者はすべてのファイルを、作業中と完了のフォルダにいれているそう。分類やファイルの構造は考えない。
デジタルなら検索は容易だから。

iPhoneでクラウド・オフィスをつくれば、整理不要な無限の空間を生み出すのと同じ。
クラウド・オフィスの目的はペーパーレス・オフィスではない、必要なものがどこからでも手に入る、見られる状態をつくること。iPhoneはクラウド・オフィスとあなたをつなぐエージェント。

名刺やカードの情報はデジタル化してiPhoneにいれる習慣をつくる。
保存していた書類、あたらしく手に入れて持ち歩きたい書類はスキャンしてネットワーク・ストレージにいれる。
ネットワークストレージのファイルを同期するにはデータ通信が必要なので、重要なデータはiPhoneのディスクにいれるようにする。

今の技術ならスキャンしたものをOCR読み取りするのは簡単。OCR読み取りしなくても画像でもちあるいてもいい。
紙の本を裁断機で裁断し、ScanSnapで読み込む例があがっていた。最後にページの抜けをチェックしたほうがいいそうな。
著者は名刺、カード、本などの他に、「超」整理法で蓄積した情報も電子ファイル化して、棚の保管エリアを減らしているそう。また打ち合わせ資料など、あたらしく入ってきたものもなるべくスキャンして電子化して持ち歩いているそうだ。
「超」整理法・・・関係あるものはすべて一つのクリアファイルにまとめ、時系列で並べる、使ったら最新の場所に置くという整理法、野口悠紀雄さんが考案。
ネットワークストレージとしてDropBoxを紹介
DropBoxの特徴
同一アカウントを用いれば、複数台のPCのフォルダ内容を同一の状態に保てる。
DropBoxユーザー同士ならファイル共有が簡単。
ファイルを間違って上書きしてもすぐにもとに戻せる。
2Gバイトまで無料。
DropBoxのようなネットワークストレージをも利用すれば、著者の計算では100Gのネットワークストレージが持てる。

GoodReaderは大きなPDFファイルを読むのに便利なソフト
AirSharingはiPhoneをモバイルディスクにしてくれるので、ネットワークストレージからファイルを転送するとき便利。

整理をしている時のストレスは「完成像」がないこと。だから整理しおわったらiPhoneで完成像の写真を撮る。
こうすれば、その通りに戻せばいいだけ。本棚を撮れば蔵書目録にもなる。


★仕事術
iPhoneでタスク管理する方法紹介

iPhoneは持ち歩くデバイスなのでタスク管理に最適。
タスク管理ソフトをいろいろ紹介し、その特徴を解説。


まず自分のタスクの性格を知る。

・カレンダーベースの仕事がおおい人向け
複数のカレンダー(他人と会う、自分のタスク、〆切など)を階層的に使い、重ね合わせてタスクを調整する。

・パイプライン式の仕事を整理して実行する人向け
〆切以外の拘束をうけない。順序を自分できめられる人は、時間ではなく残りタスクを管理することが重要。
ToDoリストが有効

・複数ラインの仕事をバランスを取りながら同時進行させる人向け
時間と足す九の両面を同時管理するひとにはGTDの考え方をとりいれたアプリケーションがおすすめ。
タスクを時間に基づいて一時的に忘れたり、必要なタイミングでタスクを表示してくれる。

GTD・・・「今」「ここで」を明確にして、目の前のタスクに集中するためのタスク管理法。
総ての「やるべきこと」をインボックスにいれてから、それを時間や場所で分類して、カレンダーやToDoリストに振り分ける。

iPhoneでGTDをするための習慣
①やるべきことをすべてiPhoneのインボックスにあつめる。(頭を記憶しておかなければというプレッシャーから解放)
②自分の記憶よりも、iPhoneを信頼する。
③常に頭が「空」になるように繰り返しレビューする。

GTDに忠実なアプリケーションOmniFocus紹介。
ブラウザで使用し、高速な処理を重視したRemember THe Milk紹介(タスクが時間拘束をうけるか、場所や手段といった方法の拘束をうけるかを明確にして管理)
PCのブラウザとiPhoneで利用するToodledo、並べ替えが特徴。衝動的にタスクを処理するときに使いやすい。人間気分で仕事のノリがちがうから。

ToDoリストのソフト
Appigo Todo、タスク間の依存関係のあるプロジェクトもつくれる。買い物メモなども作れる。Remember THe MilkやToodledoと同期できる。
Things・・・GTD意識
Put Things Off・・・その日の重要なタスクに集中できればいいとき便利

GmailのToDoリストは一行程度でタスクを書き込んで期限を設定するという、シンプルなものだが、複数のリストが作れるのが便利。職場、家庭など場所わけできたりする。
著者はDoingというリストを作っているそうで、これは必ず上から順番にやることで横道にそれる私たちの集中力をとどめておけるそうな。
Gmailに届いたメールをInbox zeroで処理して、職場につく前に集中すべき仕事がわかる。

Inbox zero・・・メールのためのGTD、受信箱にはタスクを抜き出していないメールしか残さないという考えかた。
Inbox zeroワークフロー
①消す
②転送
③返事(2-3分でかけるなら、そうでないなら、了解しました調べますなどと返信して先送りにいれる)
④先送り 今ここでできたいタスクをToDoリストやカレンダーに入れること。メール自体はアーカイブして受信箱から消す。
⑤実行する(3分以内)


★ユビキタス手帳術
iPhoneが紙の手帳とちがうのは、情報発信(電話、メール、情報収集、転送)ができること。
iPhoneを手帳のように使うコツは、システム手帳で管理していた機能をiPhoneのアプリケーションと1対1で対応させる。さもないと情報の洪水に翻弄されるといっていた。

ユビキダス・キャプチャーの価値
・思いついたことを、すぐに記録してすぐに処理する。
・ちょっとした不安を書き落として精神衛生を最適化する。
・いわれたタスクをすぐに捕まえて、信頼を得る。
・小さなアイディアを記録して、ふくらませて、おおきな成果を得る。

ユビキダス・キャプチャーの敵は「面倒」だから、これだけでいいEvernoteを使う。
Evernoteはオンラインのノートツール。iPhone専用クライアントあり。
Text,SnapShot、Camera roll、Voiceという4つのキャプチャー方法を持つ。
オンラインなので自動的に同期される。

アドレス帳の整備は大いなる先行投資。Gmailなどで、もっともコンタクトを取っている人を調べ、その人の情報を更新するようにする。
Fast Contats・・・アドレス帳から「同じ職場の人」「今月誕生日の人」などを串刺して検索してくれる。
長く付き合う重要人物は、一緒にした仕事、著作物、あったとき感想などの人物手帳をEvernoteで作る。

RainbowNote・・・iPhoneでとったメモをGoogleドキュメントに送るソフト。メールを使わないのでシンプル。

OutlookやiCalは複数のカレンダーを管理して、重ねあわせることができる。
カレンダーわけの例(自分が決めた予定、周囲から求められた予定、他人の予定、〆切、休み)

Googleカレンダーも複数のカレンダーを管理できるうえ、ネット環境があればどこでも利用できて便利。
Googleカレンダーと、Outlook、iCalとの同期方法紹介
一番簡単なのは、GoogleカレンダーがマスタでそれをiPhoneでブラウザからみること。
さいすけ・・・ネットワーク環境がない場合に、最後にダウンロードしてカレンダーを表示。ネットワーク環境があるところにいったら同期をとるソフト。

iPhoneで音声メモをとる。電話しているみたいに見えて一石二鳥。
内容は、アイディアメモ、インタビュー記録、議事録、読書記録の要点など

マネー手帳・・・iPhone上で毎月の予算をきめて、お金の使用をつけていくと残高がわかる。続けるために10円いかは切り捨てて記録するのを進めていた。

Fliker・・・写真・動画共有サイト。アップロードした写真をアルバムというセットにしたり、Filkerのサイトで写真を長押しするとiPhoneにコピーできる。
YouToube・・・iPhoneから利用可能

Bluetoorhヘッドセット・・・手帳のようにiPhoneを使っていると、電話がうけれないので必須。



紙の手帳と連携させる
iPhoneが得意・・・スケジュール、タスク管理、メール管理、マルチメディア、パソコンであらかじめ入力されたリファレンスに対するアクセス
紙手帳が得意・・・イラスト、マインドマップ、アイディア出し、データ化できない感性にかかわるもの、筆跡も含めた感触が重要なもの、iPhoneが使えない映画館、病院、電車内でのメモ
著者は受け止める情報によって使い分けているそう、どちかにすべてを集約しよとするよりは、併用のいいとこどりをすすめていた。
著者は「一瞬のメモ」はHipster PDAという紙メモを使い、後でiPhoneと動機させているそう。
最終的に必要な情報が洩れなくiPhoneに着地していればいい。自分なりの方法を考えてみて。


★iPhoneでウェブを持ち歩く
iPhoneのネット利用の要はGoogleサービスとの連携。
Google Mobile AppをiPhoneにいれて起動すれば、検索(音声)、Gmail、カレンダー、ニュースが使える。
GmailはiPhoneに最適化されデスクトップとほぼ同じ環境が使える。
Google翻訳、Picassa写真共用サイトなどのリンクもあるので、良く使うものはアイコン化してデスクトップに置くとよい。

iPhoneでウェブページを読む
Instapaper・・・・ウェブページの文字情報だけを取り出してiPhoneに転送するソフト
パソコンで読んだソフトをiPhoneでよまなくていいようにGoogleリーダーを使う。
Byline、RSS Flash g・・・Googleリーダーと同期するRSSリーダー
著者はRSSは自分の注目度によって、「必ず読む」「目を通す」「飛ばしてよい」の3階層にわけて、管理しているそう。スターで後で読むマークをつけたりもする。そうしてiPhoneで大量のブログがよめるそうな。

Xmarks・・・すべてのパソコンとブラウザのブックマークを同期してくれるソフト。(FireFox,IE,Safari)
はてなtouch・・・はてなブックマークにアクセスできる。

1Password・・・すべてのウェブサイトのログイン情報、クレジットカードの番号、厳重に保護したいメモなどを一つのパスワードで管理できる。

動画サイト・・・文章では紹介しにくい手さばきやテクニックを伝えるのに最適。
利用価値の高い動画を見つけたらプレイリストに追加しよう。

★出先での活用

iPhoneのマップ
・検索も含め、動作が軽快
・現在地がリアルタイムにわかる
・目的地までの道順を示してくれる
・方角がわかる

場所をブックマークできる、アドレス帳にいれられる。

ブックマークおすすめ
駅探エクスプレス・・・有料の乗り換え案内
最寄駅時刻表
運行情報

食べログのiPhoneアプリケーションならGPS連動なので、知らない街でも食事にこまらなくなる。

プレゼンファイルをムービーにしてiPhoneにいれて持ち歩く。

文字入力が弱いので、支援ツールを使う
Maildash・・・メールの定型入力を支援してくれるソフト
自分で定型文をテンプレートにしておくものおすすめ。

iPhoneは赤外線通信ができないので、他のデバイスと連絡先交換をするようにソフトを使う
メールしてね・・・ドコモ、auなどの会社別にiPhoneのメアドをQRコードにして画面表示してくれるソフト
iPhone同士ならBumpというソフトで手をぶつけるとメール交換できる。
Quickmark-QR Code Reader・・・iPhoneでQRコードを読むソフト

WifiTrack・・・近くのWiFiスポットと、オープンなネットワークかがわかるソフト
FON・・・自分のWiFiネットワークを提供する代わりに世界中の同様のユーザーとWiFiを共有できるサービス。

ウェザーニュースタッチ・・・現在の雨雲マップで1時間ごとの雨雲がみれる。
月形半平太メール・・・居場所を登録しておくと、雨雲が近づいていればメールで教えてくれる。

★iPhoneライフハック術
ライフハック・・・ちょっとした工夫で日常に近道を創り出すこと

テレビ・ラジオ・動画サイトの情報をiPhoneにいれる方法
電子ブックリーダー紹介、ポケット文庫SkyBookなど
手持ちのデータを電子ブックにする方法(Stanza)
英会話のヒアリング(Audible)
Twitter
音声認識メール
WhiteNoise・・・テレビの砂嵐の音や、自然音などを流してくれるソフト。ヘッドホンでこれを聞きながら仕事をすると、周囲の雑音が入らないので集中できるのだとか。
Niki+とRunkeeper・・・ランニングの記録をつけることで、モチベーション維持。
バーチャル・クローゼット・・・手持ちの服をすべて写真に収めておくと、無駄な買い物が減らせる。
Nights・・・睡眠記録アプリケーション。
Weightbot・・・毎日のBMIを記録
Daytum・・・短いメッセージ「歩いた」などを入力して記録。ここから自分を客観視して改善点をみつけるためのソフト。食事メニューなどを記録して、偏りをさがすとか。

iPhoneと使いこなすTips17個
1文字の数字記号を入力すrなら、123を押したままで指をドラッグするとよい
ピリオドを長押しすると「.co.jp」などが出てくる。
動画の音楽だけ聞きたい場合は、動画を再生したままスリープし、その後ホームボタンを2度押しするといい
etc.

iPhone情報整理術 ~あなたを情報’’強者’’に変える57の活用法!(デジタル仕事術シリーズ)

iPhone情報整理術 ~あなたを情報’’強者’’に変える57の活用法!(デジタル仕事術シリーズ)

  • 作者: 堀 正岳
  • 出版社/メーカー: 技術評論社
  • 発売日: 2009/10/21
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)



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