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ビジネスメールの常識・非常識 [ビジネス]

日経BP社Webサイト「PC Online」で連載されたコラム「美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿」を再編集したもの。扱ったものはすべて実話だそうである。

メールは普段なにげなく使っているが、意外と相手を不快にさせていたり、ビジネスチャンスを逃したりしているもの。
しかし、指摘してくれる人はいないので、見過ごされがち。

「相手がどうおもうか」「意味が伝わるか」「嫌な気持ちにならないか」思いやって、自分のメールを見直すことが大切。

転送するなら、その理由を書くこと。
情報共有なのか、なにかの依頼なのかはっきりしないとトラブルになる。
内容が転送に値する(相手にとって重要か)のかを考える。

上司をCCに入れるべきか悩んだときは
「上司が知る必要があるかどうか」
「上司をCCに入れると円滑に進むか」がポイント。
ただし、上司によってはすべてCCしてほしい人もいるかと思うので、勝手に判断しないこと。
事前に○○についてCCいれされてもらいます。と一報するなど根回しが大切。

添付してよいファイルの容量は2MB以下を推奨。
それ以上大きいときは圧縮するか、外部のファイル転送サービスなどを使おう。
もちろん、事前にファイル転送サービスを使うことを知らせておこう。
大きなファイルもこちらが送信できてしまえば、相手が受信できるものと思ってしまうもの。
実はできていなかったり、迷惑になっていたりするので、気を付けよう。

送信者の設定。名乗り、署名はメールの重要要素。必ず設定するか書くかしよう。

署名はメール上の名刺。ビジネスメールなら名刺と同程度の情報があるのは当然。
電話で連絡をとりたいと思う人もいるはず。
署名は自動設定にして必ずいれよう。
ただし、社内むけにはいらない情報もある。使い分けよう。
初対面の相手に自己紹介を兼ねておくるときは、自身の近況などをひとことそえるのもよい。
さりげなく情報発信できる。

件名と送信者名が手抜きだと、迷惑メールだと思われて開封もしてもらえないこともある。
件名をつけるときは要件を具体的に表現しよう。
1何の要件か
2いつの要件か
3どうしてほしいのか、どうしたいのか
ただし長くなりすぎないように注意。

敬語の使い方
御中・・・団体や組織、部署あてにメールや手紙を書いたり書類をおくったりするときにつける。個人に送るときには使わない。御中ではなく、ご担当者様をつかってもよい。

殿は宛先が目下の場合か事務的。公的な文書でつかう。目上には使わないので注意。

役職はすでに敬称なので、そこに「様」はつかない。しかし使うなら、役職、氏名、様の順につかう。

読みやすいメールとは
1 適度に行間をあける。意味のまとまりごとに、1-2行あける。
2 1行のもじを多くしすぎない。25-35文字程度で折り返すのが適当。
3 読点を適量にする。
4 記号・罫線を活用する。ただし★などは稚拙な印象なので、使わないほうが無難


メールの重要度が設定できるメールソフトがあるが、やみくもに使うと、失礼になったり、迷惑になったりする。
開封確認は相手を不快にさせることがある。使わない方が無難。ディフォルトでなっていないか確認しよう。
HTML形式は、相手がテキストしか受信できないと、装飾がとれてしまうので危険。テキストが無難。


具体的な例をあげて、メールが冷たく感じる人のメールを解説。
事実のみを羅列したり、相手の都合を考えているのが文面から感じられないと冷たい印象を与えてしまうもの。

「取り急ぎ」を多用するのは、相手を不快にしたり、仕事の段取りが悪いと思われることもある。
取り急ぎが必要なのはメールを受け取ったことを確認したいと相手が思っているときなどに限ろう。

記号というものはイメージと結びついている。
署名欄に音符などを多用しているのは、お詫びメールなどでは逆効果。
また、相手によって記号のイメージがちがっていたりするので危険。

業界用語、専門用語、略語の乱用に注意。
相手がわかるかどうか、考えて使わないと思わぬ誤解をうむことになる。
ただし、同業の場合は「知らないと見下されている」と感じる人もいるので、相手に伝わっていないとおもったら電話などでコミュニケーションして補足しよう。

メールの誤送信は情報漏えいのリスクあり、転送と返信を間違えたり、アドレスの似ている人を間違えたりしたら大変なことになる。
メールを送信する前のチェック
1 本文に間違いはないか
2 本文が書きかけで送信ボタンを押そうとしていないか
3 宛先は正しいか
4 BCCで送るべき相手をTOやCCに指定していないか
5 機密情報のファイルを添付していないか
6 個人情報を含む添付ファイルにパスワードをかけているか
7 添付ファイルとパスワードを別々におくっているか

名前の誤字は、相手を不快にしたうえ、指摘されないでいると何度を使ってしまったりするので注意
単語登録をつかってミスをふせぎ、文章入力の効率化を図ろう。
いつもを「いつもお世話になっています」などと登録しておく。
長い文章を単語登録するのは確実に効率があがる。

メルマガの配信にはルールがある。
特に登録解除の記載がないのは違法なので注意。
解除方法がメールによるものだと、相手は連絡しにくく、いらないと思っているメルマガを受信しているかもしれない。フォームやワンクリックで解除できるほうがよい。

携帯からパソコンにメールするときの注意
1 あて名 しさつ 社名+名前で書く
2 携帯電話からの送信であることをしらせる
3 改行をいれる
4 返信先を書く

パソコンから携帯にメールするときの注意
1 文字数に注意
2 パソコンからの送信であることを伝える
3 CCに受信者の会社アドレスをいれる

文字コードの関係でiPhoneからのメールが文字化けしてしまったりしたときの対処法。
すべてテキスト形式で表示してやるとISO-2022-JPなので文字コードは正しく表示される。


所長がであったダメメール公開

・初めての相手から3行のメール。署名なし

・頑張ってください、期待していますだけのメール

・ずいぶん前にうけとったメールに返信している。内容は前と関係ない。

・BCCで受け取ったメールに全員に返信してしまう

・BCCとCCの間違い

・添付ファイルとパスワードが一つのメールできている。

・10個以上の添付ファイルがついている。多いときはまとめよう

・なんでもかんでもメールで済ませようとする。込み入っていたり、急いでいたりするときは、電話のほうがよかったりする。


ビジネスメールの常識・非常識

ビジネスメールの常識・非常識

  • 作者: 平野 友朗
  • 出版社/メーカー: 日経BP社
  • 発売日: 2010/11/22
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)



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